El mailing es una técnica de marketing digital que consiste en enviar información a los clientes a través del correo electrónico. Es muy efectiva y económica, pero no se puede realizar sin una herramienta informática.

¿Qué es una herramienta de mailing?

Una herramienta de mailing es una aplicación o programa informático que permite hacer envio masivo de emails, de manera fácil y rápida. Para ello se usa una base de datos que contiene las direcciones de correo electrónico de clientes o prospectos de un plan de marketing determinado.

Una base de datos para una campaña siempre va a consistir en un gran número de contactos. Sin una herramienta que lo haga automáticamente sería imposible enviar 500, 1.000 o hasta 15.000 correos electrónicos en un día.

Además de la imposibilidad de hacerlo manualmente, los correos electrónicos masivos pueden ser identificados como correos no deseados, lo que los podría llevar a la bandeja de spam, donde no serán vistos. Una herramienta de mailing tiene la capacidad de evadir los algoritmos y asegurar que cada correo llegue a la bandeja de entrada de su destinatario.

¿Qué es un email transaccional?

Los emails transaccionales no necesariamente forman parte de una campaña de marketing, pero son importantes para la relación con los clientes y la gestión administrativa de la empresa.

Un email transaccional es el que forma parte de una transacción entre el cliente y la empresa, como por ejemplo: la confirmación de la recepción de un pedido, una felicitación por haberse inscrito en algún programa, un resumen mensual de compras, etcétera.

Estos emails transaccionales se configuran una sola vez, tras lo cual la herramienta de mailing los envía automáticamente cada vez que ocurre la acción determinada.

Cómo debe ser una herramienta de mailing

Una herramienta de mailing debe tener por lo menos lo siguiente:

• Una cuenta gratuita con todas las funcionalidades mínimas para hacer las primeras campañas y a medida que cambien las necesidades migrar a una cuenta de pago. La cuenta gratuita sin condiciones, sin publicidad ni sorpresas desagradables, es lo que necesita una empresa que comienza con el mailing.
• La posibilidad de gestionar bases de datos de muchos contactos, por lo menos 15.000 y el envío de 75.000 correos al mes. De esta manera las campañas iniciales fluirán sin límites.
• Plantillas para hacer los boletines con facilidad y rapidez. Un editor intuitivo y amigable, con el cual se puedan crear los correos con todos los detalles que los creativos diseñen. Esto aportará grandes posibilidades para que las comunicaciones sean llamativas y atrayentes, con el fin de que logren ventas.
• Algoritmos propios y efectivos. Las plataformas de correo electrónico como Gmail, Yahoo, Hotmail y otras, tienen algoritmos para proteger a sus usuarios del spam. La herramienta de mailing también debe tener algoritmos que evalúen la base de datos, la optimicen y además detecten esas señales que pueden ser identificadas erróneamente como spam.
• Segmentar los contactos. Es importante tener la posibilidad de segmentar los contactos para diseñar diferentes campañas de acuerdo con las características de cada grupo de clientes. Por ejemplo, puedes requerir segmentar por ciudad, porque estás invitando a un evento presencial que no le interesará al que no viva en la localidad en la que se efectuará.
• Gestión de estadísticas. Una buena herramienta de mailing debe poder arrojar estadísticas que permitan evaluar la campaña e implementar mejoras. Por ejemplo, podemos saber qué porcentaje de clientes abre el mensaje, qué porcentaje ejecuta alguna acción, etcétera.

Consejos para que la campaña de mailing sea efectiva

Tener la herramienta de mailing perfecta es la primera parte del éxito de una campaña, pero también hay que seguir algunos pasos más para que sea efectiva.

Base de datos de clientes suscritos

Es muy importante que la base de datos se componga de contactos que se hayan suscrito voluntariamente a los boletines. Comprar bases de datos no es buena idea, ya que las personas marcarán los mensajes como spam, lo que hará que la entregabilidad de los correos de la empresa disminuya a largo plazo, incluso los que no formen parte de la campaña.

Cuida el contenido

Tanto el título del mensaje que va a aparecer en el asunto, como el cuerpo del boletín deben ser atractivos, interesantes y contener información relevante, para que el cliente lo lea hasta el final y el mensaje no se pierda.

Es importante colocar algún botón de acción que permita saber si el mensaje tiene éxito, por ejemplo, un texto cortado con un botón de “leer más”. Si los clientes hacen clic en ese botón es porque el mensaje ha sido de su interés; si el porcentaje de clics sobre el botón es muy bajo, es signo de que hay que cambiar el mensaje.

Determina la frecuencia de boletines perfecta

El mailing genera mucho engagement, pero solo si el cliente recibe el número de boletines adecuado. Muchos boletines molestan a los clientes, y si son muy pocos, el cliente pierde interés en ellos.

Una frecuencia que funciona en muchas campañas es un boletín una vez a la semana; dependiendo de la naturaleza del producto o la circunstancia, puede ser una vez al mes. Lo más importante es que esa frecuencia responda a una estrategia y sea coherente.

Botón de baja

El cliente debe poder darse de baja con facilidad. Es conveniente que los destinatarios del correo vean con claridad el botón para detener los boletines.

Hay una razón muy importante para ello. Cuando los clientes no quieren seguir recibiendo los boletines, y no saben cómo hacerlo, la mayoría de las veces marcan el correo como spam. Esto hace que la plataforma de correo electrónico marque el remitente como generador de correo no deseado, afectando a toda la campaña.

Personaliza los mensajes

Colocar el nombre del cliente es muy sencillo con las herramientas disponibles, y tendrá un efecto muy positivo en la mente de la persona. Otras opciones son: felicitar por un cumpleaños o aniversario, recordar compras anteriores y muchas otras más.

El mailing es una herramienta muy utilizada por empresas grandes y pequeñas en todo el mundo, debido a su efectividad en la comunicación y sus maravillosos resultados.