Aunque el trabajo a distancia se efectuaba ocasionalmente, el estado de alarma llevó a las empresas a ingeniárselas para mantenerse a flote con alternativas de gestión y comunicación de equipos

En tiempos de pandemia, España ha optado por buscar nuevas alternativas para garantizar la productividad desde casa. Ocasionalmente, los trabajadores se apegaban a la modalidad online, pero ante el anuncio de prorrogar dos meses más el distanciamiento social, es oportuno que conozca cuáles son las mejores herramientas para control de teletrabajo.

Esta modalidad ha resultado altamente efectiva, ya que se han reducido los contagios por el COVID-19, lo cual es una opción viable para mantener la operatividad de las empresas. Aunado a estrategias de reestructuración, el teletrabajo es de gran ayuda, si se emplean plataformas adecuadas para mantener el rendimiento de las organizaciones. Muchas de ellas fomentan la comunicación, el trabajo en equipo, la organización, el intercambio de archivos y contraseñas.  

Herramientas de teletrabajo gratis

Quienes han estado acostumbrados a laborar de manera tradicional, están en la obligación de actualizar sus conocimientos y ponerse al día, pues ante el exceso de información es probable que se sientan un poco abrumados. Hay muchas opciones que le permitirán agilizar su trabajo en tiempos de crisis, sin que tenga que trasladarse a ningún lugar.  

Para gestión del tiempo

Si aún no sabe por dónde empezar, lo primero es organizarse y planificar sus tareas para aprovechar el tiempo al máximo. En función de ello, la web aporta las mejores herramientas digitales para que no pase por alto ningún detalle y que su desempeño desde casa sea óptimo, por lo que ya no será necesario utilizar una agenda.

Active Collab

Permite que pueda gestionar sus proyectos y llevar el control de lo ejecutado. Si está por asumir nuevos retos empresariales, considere la posibilidad de incluirlo en su jornada y notará cómo incrementa su nivel de eficiencia. Esta herramienta es ideal para las personas creativas, los profesionales pueden gestionar sus tareas, colaborar en equipo y hacerle seguimiento a los objetivos y a las metas de la organización, en función del presupuesto. De esta forma, el correo electrónico pasa a la historia, acabando con la ambigüedad en la asignación de responsabilidades.

Trello 

Es una aplicación diseñada para facilitar el trabajo colaborativo, a través de tableros y listas que definen cada uno de los pendientes. Mediante tarjetas, los usuarios pueden establecer prioridades y organizar sus actividades. Allí se pueden adjuntar archivos, establecer plazos de entrega, hacer comentarios, entre otras funciones que le ayudarán a ser más eficiente.

Asana

Para facilitar la asignación de tareas, esta herramienta le permitirá gestionar su trabajo, por lo que podrá hacerle seguimiento a sus proyectos, pautando fechas, detalles y jerarquizando las actividades, con la intención de enfocarse en lo más importante. Cada tarea aparecerá con su estatus real, le será fácil mantener motivado a su equipo, comprometido con el cumplimiento de metas. Adicionalmente, podrá visualizar digitalmente su proyecto y anticiparse a los riesgos y posibles amenazas. 

Para afianzar la comunicación 

La comunicación es esencial para encaminar el trabajo en equipo. Ha quedado perfectamente demostrado que un correo electrónico no es tan efectivo como la interacción en tiempo real, sin demoras de entrega y barreras de gestión. De allí, la importancia de herramientas comunicacionales para control de teletrabajo.

Google Hangouts

Este año ha sido una de las aplicaciones más descargadas, pues fortalece la comunicación a distancia y permite realizar videoconferencias en vivo, con 10 personas, según el plan que tenga. En su modalidad de negocios, pueden participar 25 usuarios, mientras que en una conversación el rango es más amplio, pues se pueden unir 150 personas. Al llevar un registro en la nube, sincroniza varios dispositivos para hacer llamadas o enviar mensajes de texto. En el panel principal se observa quién está en línea o disponible.

Skype

Esta plataforma de teletrabajo nunca pasa de moda, pues su principal atractivo son las video llamadas, por la versatilidad del menú. Un total de 50 participantes admite en videoconferencia, podrá grabar las llamadas que le interesen, añadir subtítulos o apelar al chat. Cada vez son más los usuarios que la instalan en sus dispositivos android, tablet y ordenadores. Algunos la utilizan para hacer entrevistas, compartir archivos o mantenerse en contacto desde cualquier parte del mundo. 

Slak 

Entre las mejores herramientas para control de teletrabajo, se encuentra slak para optimizar los canales comunicativos. Fue creada para sustituir el correo electrónico y facilitar la sincronía en los equipos de trabajo. Todos los participantes pueden compartir el progreso de un proyecto y definir una visión global.  A través de canales, se pueden clasificar las conversaciones en torno a un tema en particular, lo que fomenta la organización. De esta forma, está garantizado el acompañamiento, mientras la información se mantiene al día, por lo que puede filtrar los chats y establecer prioridades. 

Para compartir adjuntos 

Al igual que mantiene los archivos organizados en su escritorio, ahora es más seguro contar con un respaldo en la web, le será útil si en algún momento debe trabajar desde otro dispositivo. Las mejores herramientas para teletrabajo gratis facilitan el intercambio de documentos e información. 

Dropbox

Es ideal para crear copias de seguridad de sus archivos, sin importar si son videos, fotos o documentos. Dropbox le permite subirlos a la nube para compartirlos con el usuario que desee. De esta forma, organiza el trabajo para mantener el enfoque sobre las tareas, actualizando a todos los implicados. Se puede personalizar para ahorrar tiempo al acceder a la información, sincroniza y fomenta la coordinación de los equipos para desarrollar proyectos.

Google Drive

Si tiene una cuenta de correo electrónico en Google, puede acceder al menú de aplicaciones y hacer uso de esta fabulosa herramienta para control de teletrabajo, ideal para guardar documentos y compartirlos con otros usuarios, accediendo desde cualquier dispositivo. Un total de 15 GB de almacenamiento son gratuitos, así podrá gestionar su data. Ya no tendrá que descargar archivos en su computadora, pues al estar en la nube tendrá acceso directo para visualizarlos desde cualquier lugar. 

WeTransfer

Es una de las mejores herramientas para home office con la que podrá enviar documentos adjuntos de forma instantánea y sencilla. Si los archivos son pesados, resguárdelos en la nube y autorice el acceso a otros usuarios. Se puede utilizar sin tener una cuenta, pero si desea, cree un perfil porque es totalmente gratis. También hay una versión paga, con más funciones y capacidad de almacenamiento.

Para archivar contraseñas 

Gestionar contraseñas es un proceso engorroso en las empresas, pues no todos los empleados saben cómo optimizar el teletrabajo. Descubra cuáles son las más versátiles y confiables al momento de asignar funciones a su equipo de trabajo. 

Keeper

Es un gestor de contraseñas ampliamente recomendado para llevar a cabo exitosamente el proceso de teletrabajo. Es seguro para evitar la fuga de información y los hackeos, se adapta fácilmente a los requerimientos de los usuarios. Es fácil de manejar, flexible y ofrece asistencia y monitoreo efectivo.

Dashlane

Aporta acceso rápido y oportuno a las contraseñas que necesite el usuario, también guarda información personal que puede controlar un administrador. Es una plataforma segura y en caso de que lo amerite, le permite actualizar los datos, sustituyendolos por contraseñas mucho más confiables, sin incurrir en riesgos por extravío. 

Lastpass

Esta herramienta le recordará de inmediato cuáles son sus contraseñas, sin que tenga que memorizarlas. No restaure contraseñas perdidas ni pierda tiempo por datos erróneos. Al solicitar el acceso, lo obtendrá de forma rápida y segura. Si se encuentra en una organización dedicada al intercambio comercial, esta interfaz llenará la información requerida en cuanto a pagos y envíos automáticamente, llevando eficientemente un registro. Podrá compartir sus claves cómodamente con quien desee. 

En síntesis, estas son las mejores herramientas para control de teletrabajo, diseñadas para simplificar su jornada laborar y agilizar las operaciones, ahorrando tiempo y esfuerzo. Sin reservas, ha llegado el momento de adquirir nuevas destrezas y hacer de la tecnología, el mejor aliado. 

Seguramente, encontrará otras alternativas para teletrabajo, como Slack, Microsoft Teams, Zoom, Adobe Connect, Last Pass, Onedrive, Monday, Spark, Mindnode, Teamleader, Zapier, Copernic, Tinypulse, entre otras herramientas novedosas pensadas en función de incentivar la creatividad, optimizar el ambiente organizacional y facilitar la toma de decisiones en la empresa.