Esta guía paso a paso puede ayudarle a prever rápidamente tu tesorería en la pandemia que aún sigue vigente.

En tiempos de crisis, el flujo de caja se vuelve aún más importante de lo que suele ser para una empresa.

La creación de un plan detallado de continuidad de la actividad y de una previsión de tesorería puede ayudarle a mantener sus operaciones actuales, aunque con una capacidad reducida, y facilitará la recuperación una vez contenida la crisis.

Todos nos hemos visto obligados a afrontar la situación y tenemos que adaptarnos. Esperamos que los siguientes pasos le proporcionen la claridad que necesita para planificar y responder en el día a día y para controlar su flujo de caja y crear resistencia operativa.

1. Comenzar con la salud y la seguridad en la pandemia

La pandemia es un problema humano que requiere una respuesta humana, por lo que tenemos que ocuparnos primero de nuestra gente. He aquí algunas preguntas importantes que puede hacerse.

¿Dispone de las mejores prácticas para garantizar la seguridad de los empleados?

Los que todavía están en el negocio deben apuntar a las prácticas de salud y seguridad que deben adoptar para prevenir la transmisión. Implemente las prácticas de distanciamiento seguras necesarias e incorpore el uso de guantes, tabiques de plexiglás, etc.

¿Pueden sus empleados trabajar a distancia?

Si es posible, permita a sus empleados trabajar desde casa en la pandemia, para minimizar el contacto y mantener la distancia social. ¿Puede empezar a vender en línea? ¿Se pueden ofrecer sus servicios a distancia?

¿Puede poner en marcha un servicio de reparto rápidamente? Haga todo lo posible por aplicar soluciones que puedan mantener parte de sus ingresos y, al mismo tiempo, mantener la seguridad de los empleados y los clientes.

¿Tiene un plan de contingencia para los empleados en cuarentena?

Considere, por ejemplo, la posibilidad de crear diferentes equipos de trabajo con diferentes conjuntos de habilidades para minimizar el riesgo en la pandemia, de que todo su equipo se vea obligado a aislarse.

¿Se agiliza la tramitación de los documentos para reducir las dificultades económicas de los empleados despedidos?

Sea sensible a las dificultades económicas que pueda tener el personal. Busque la manera de aliviar este problema de la mejor manera posible. Esto contribuirá en gran medida a retener a los empleados.

2. Preparar un plan de comunicación

Nunca se puede comunicar demasiado durante una crisis como la pandemia. Su plan de comunicación debe tener como objetivo:

• empleados
• clientes
• proveedores

Redacte cuidadosamente un mensaje claro y conciso, planifique actualizaciones periódicas y optimice el uso de la tecnología para enviar sus mensajes. Delegue esta tarea en alguien de confianza. Es muy importante.

3. Comunicarse con los clientes

Cuando empiece a hacer cambios en su forma de hacer negocios, a corto plazo habrá un efecto correspondiente en su flujo de caja. A medida que vaya introduciendo cambios en su plan en la pandemia, deberá dedicar tiempo a comprender su impacto financiero y prever su flujo de caja en consecuencia.

Confirmar el estado de los pedidos

Lo primero que hay que hacer es comunicarse con los clientes. Para los que siguen en activo, llamen a sus principales clientes y confirmen que los pedidos pendientes y los previstos siguen en vías de ejecución.

No es necesario que renegocie las condiciones de pago, pero puede que tenga que posponer la producción o relajar los plazos de pago, lo que ralentizará el flujo de caja.

Haga todo lo posible por comprender el impacto de estos cambios en el calendario y el valor de las etapas de pago.

Intentar cobrar los créditos

En segundo lugar, empiece a llamar a los clientes que le deben dinero. Hay que saber si tienen capacidad de pago y cuándo lo harán en la pandemia.

Siendo proactivo, puedes determinar cuándo llegará el dinero. Durante las siguientes seis a doce semanas, vigile esto regularmente. Si un cliente se compromete a pagar dentro de quince días, envíale un recordatorio amistoso una semana antes e invítale a sincerarse contigo si sigue teniendo problemas.

Por lo tanto, debería ser una de las tres cosas más importantes que se miran cada mañana.

Ofrecer servicios adicionales

Por último, cuando te pongas en contacto con tus clientes, sé valiente y pregúntales si necesitan algo más: puede que otro proveedor les haya defraudado y tú puedas llenar ese vacío. Considera esto como una oportunidad para explorar otras opciones que podrían aportar dinero extra.

4. Comunicarse con los proveedores

Las cadenas de suministro están bajo presión y si su proveedor está en el extranjero o depende de las importaciones, corre el riesgo de decepcionar a sus clientes. Comuníquese con ellos.

Confirmar la entrega puntual de los suministros

en la pandemia, llame a sus proveedores para confirmar si los pedidos existentes se cumplirán a tiempo. Los retrasos de los proveedores podrían retrasar su producción. Es bueno saberlo con antelación para poder gestionar las expectativas de sus clientes y actualizar su plan de tesorería.

Puede experimentar una disminución del flujo de caja si los proveedores se retrasan; si todo va bien, el flujo de caja puede aumentar.

Negociar pagos aplazados

Si es posible, trate de negociar condiciones de pago diferido para las cuentas por pagar. Al igual que en el caso de las cuentas por cobrar, debe supervisar este aspecto con regularidad.

Si has prometido pagar a un proveedor dentro de quince días y no puedes hacerlo, avísale; ya que esperas tanto de tus clientes, extiende la misma cortesía a tus proveedores. De nuevo, puede experimentar una disminución del flujo de caja si los proveedores aceptan que se les pague más tarde.

Encontrar proveedores de servicios y productos de salud y seguridad

Por último, a medida que cambien sus prácticas de salud y seguridad en la pandemia, puede ser necesario encontrar otros tipos de consumibles. Prepárate para gastar dinero en ellos; planea reponerlos como harías con otros materiales y consumibles.

5. Evaluar la capacidad y los recursos

Ahora pasemos a las otras cosas que hay que hacer además de la gestión de clientes y proveedores.

Cambiar las prácticas de salud y seguridad

Tendrá que cambiar sus prácticas de salud y seguridad. Los líderes de la industria, por ejemplo, explican a los clientes cómo envasan y manipulan los productos a la luz de la pandemia. Usted tiene la misma responsabilidad. Esto repercutirá en los costes. Calcule este impacto y téngalo en cuenta en su plan.

Alinear las proyecciones de mano de obra y demanda

A medida que la demanda disminuye, el próximo reto será alinear la mano de obra con las necesidades de producción. Algunos de ustedes ya lo han abordado y otros tendrán que hacerlo pronto.

Reduzca sus gastos de funcionamiento recurrentes

En tercer lugar, busque los gastos de funcionamiento recurrentes que puedan suspenderse a corto plazo.

• ¿Estaría el propietario dispuesto a aplazar el alquiler?
• ¿Puede reducir temporalmente algunos de sus costes de comunicación?
• ¿Puede dejar de recibir servicios de lavandería para los uniformes?

Una revisión línea por línea de sus gastos es esencial para determinar dónde puede recortar gastos a corto plazo. Cada dólar cuenta. También puede encontrar otros ahorros de costes más sostenibles que puede aprovechar después de la adquisición.

Cada vez que reciba una nueva factura, pregúntese si el gasto es realmente necesario.

Y, por supuesto, asegúrese de aplazar simplemente los gastos discrecionales. Puede tratarse de comidas, viajes, etc.

6. Elaborar su plan de tesorería semanal

Ahora tienes algunas estrategias muy concretas que poner en práctica. Al reunirlos en un plan de tesorería, podrá determinar exactamente el capital circulante que necesita.

Aquí presentamos una hoja de cálculo que detalla el flujo de caja de una semana a otra. Hay que tener en cuenta que se trata de previsiones de tesorería «continuas». Esto significa que deben actualizarse al principio y al final de cada semana. Se basan en un periodo de 13 semanas, pero puede ser necesario utilizar un periodo más largo.

El plan de tesorería actúa como un indicador de combustible para su negocio. El efectivo es el combustible que tiene su empresa; el plan de tesorería es la medida de cuánto capital circulante necesitará para llegar a su destino después de la recuperación.

Enumerar el flujo de caja

El primer paso es enumerar el flujo de caja: las cuentas por cobrar, las ventas en efectivo, los subsidios salariales, etc. podrían ser otras fuentes de efectivo. Esta información se obtiene hablando con sus clientes.

Este ejemplo muestra cómo el flujo de caja de las cuentas por cobrar disminuye a lo largo de las semanas. Puede que este no sea su caso.

Listado de salidas de efectivo

A continuación, enumeramos las salidas de efectivo: cuentas por pagar, pagos periódicos mensuales, etc.

Ahora ha analizado sus gastos y ha tomado medidas correctivas para reducir los gastos de personal y de funcionamiento. Ha definido bien estos gastos a lo largo del tiempo, lo que le da una idea de cómo se producen sus salidas de efectivo. También debe incluir sus obligaciones de préstamo.

Analizar la previsión de tesorería

Una vez que haya establecido todas las entradas y salidas de efectivo, estará listo para analizar los resultados.

En el ejemplo, al comienzo de la semana 1, el empresario tiene un saldo de caja inicial de 2.000 dólares. Espera tener un gasto neto de 1.100 dólares y que su saldo al final de la semana se reduzca a 900 dólares.

Así que todo está bien para la semana 1. Pero fíjate en lo que ocurre en la segunda semana: las salidas de dinero empiezan a drenar la cuenta bancaria hasta una posición deficitaria. Después de 13 semanas, el déficit de caja es de 20.750 dólares.

El propósito de este ejercicio es determinar cuál es este número para ti. Esto le indicará cuánto capital circulante necesita y le proporcionará información para respaldar la solicitud de un préstamo para capital circulante.

Si te gusta la modelización de los flujos de caja y tienes tiempo, puedes estudiar diferentes escenarios, etc. Es usted quien debe decidir. Su contable también puede ayudarle. Póngase en contacto con ellos y vea si pueden hacerlo. El tiempo es esencial en la pandemia.